เทคนิคการทำงาน
3 เรื่องควรทำของหัวหน้ายอดเยี่ยม และ
3 เรื่องไม่ควรทำของหัวหน้ายอดแย่
ม.ค.
ใช้เวลาอ่าน 5.30 นาที
หากคุณคิดว่า ภาวะผู้นำ เป็นเรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง อาจต้องคิดใหม่ เพราะยุคนี้ การทำงานเป็นทีมย่อยเพื่อความคล่องตัวในการดำเนินกิจกรรมให้ทันโลกธุรกิจที่หมุนเร็วขึ้นเป็นรูปแบบที่แต่ละองค์กรนิยมใช้กันมากขึ้น จึงมีโอกาสสูงขึ้นที่คนทำงานอย่างคุณจะได้รับมอบหมายจากองค์กรให้ทำหน้าที่ผู้นำหรือหัวหน้าทีม
รวมทั้งคนรุ่นใหม่ที่ไม่คิดว่าจะเข้าทำงานในองค์กรชั้นนำอย่างคนรุ่นก่อน ๆ แต่มองหาช่องทางที่จะมีกิจการเป็นของตนเอง การสร้างภาวะผู้นำ เมื่อต้องเป็นหัวหน้า ดูแลทีมงานของตนเองก็ยิ่งเป็นหน้าที่ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เลย
ถ้าวันหนึ่งคุณได้รับมอบหมายจากองค์กรให้ทำหน้าที่ผู้นำหรือหัวหน้าก็อย่าเพิ่งปฏิเสธเพียงเพราะขาดความมั่นใจ เพราะการเป็นหัวหน้าเป็นโอกาสที่ดีที่คุณจะได้พัฒนาตนเองไปสู่ระดับที่สูงขึ้นในชีวิตการทำงาน และที่จริง การเป็นหัวหน้าที่ดีอาจไม่ยากอย่างที่คิด เพียงแค่คุณเข้าใจและปฏิบัติได้ตามที่องค์กรและสมาชิกในทีมงานคาดหวังจากหัวหน้า และระมัดระวังไม่ทำสิ่งที่ไม่พึงประสงค์ คุณก็เป็นผู้นำที่ดีได้ (ลองนึกถึงผู้นำแบบที่คุณอยากมีและไม่อยากมีดูสิ...)
3 เรื่องควรทำของหัวหน้ายอดเยี่ยม :
เมื่อเจ้านายบอกคุณว่า ตั้งแต่พรุ่งนี้จะให้คุณเป็นหัวหน้าทีม คุณควรจะทำอย่างไร?…
บทบาทหน้าที่ของคุณที่จะเปลี่ยนไปก็คือ คุณจะต้องทำเพื่อองค์กรมากขึ้น มีภาระความรับผิดชอบเพื่อองค์กรมากขึ้น และต้องสร้างผลงานทั้งส่วนของทีมงานและงานเพื่อองค์กร เรื่องที่คุณควรทำเพื่อเป็นหัวหน้าที่ยอดเยี่ยมคือ 3 เรื่อง ดังต่อไปนี้
1) สร้างผลงานเป็นทีม
บทบาทหนึ่งที่องค์กรคาดหวังเมื่อคุณเป็นผู้นำทีมหรือหัวหน้า ก็คือ การสร้างผลงานเป็นทีม จากเดิมที่เคยใช้พลังความสามารถ 100% ทำงานของตัวเองเพื่อสร้างผลงานคนเดียว เมื่อต้องเป็นหัวหน้าทีม คุณก็ต้องเปลี่ยนเป็นทำงานเพื่อองค์กรมากขึ้นและสร้างผลงานร่วมกับทีม
หลักสำคัญในการสร้างผลงานเป็นทีมก็คือ
ชี้แจงทิศทางการทำงานให้สมาชิกในทีมทุกคนทราบอย่างชัดเจน
เปิดเผยข้อมูลเกี่ยวกับงานโดยไม่ปิดบัง มอบหมายงานให้สมาชิกแต่ละคน
และเปิดโอกาสให้ทุกคนได้พูดคุย ซักถาม และแสดงความรู้สึกที่แท้จริง
จากนั้นเมื่องานบรรลุเป้าหมายที่วางไว้ ต้องวิจารณ์และประเมินงานของสมาชิกอย่างยุติธรรม อย่าลืมแสดงความขอบคุณสมาชิกสำหรับการทำงาน และสื่อสารให้สมาชิกทุกคนรู้สึกร่วมกันว่าเป็นส่วนหนึ่งของความสำเร็จอยู่เสมอ
2) แก้ปัญหาอย่างรอบคอบ
เมื่อเกิดปัญหาจากการทำงานของสมาชิกในทีม จนคุณรู้สึกอยากจะต่อว่า
สิ่งแรกสุดที่หัวหน้าอย่างคุณต้องทำคือไม่ระเบิดอารมณ์โกรธใส่สมาชิก ไม่ตื่นตระหนกเสียเอง
และทำให้คนรอบข้างอยู่ในความสงบ แสดงให้สมาชิกในทีมเห็นว่า คุณไม่หวั่นไหวต่อปัญหา และควรจะบอกสมาชิกว่า สิ่งที่เกิดขึ้นแล้ว ไม่สามารถแก้ไขได้ ให้เปิดใจบอกปัญหาทั้งหมด เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาตามมาอีก จากนั้นตรวจสอบปัญหาอย่างมีสติ สอบถามข้อเท็จจริงและปัญหาอื่น ๆ จากสมาชิก เพื่อให้ตัดสินใจได้อย่างถูกต้องเหมาะสมและสั่งการแก้ไข
3) เป็นคนกลางที่ดีระหว่าง “องค์กร” กับ “ทีมงาน”
การเป็น “ผู้นำ” ฟังดูเหมือนจะพ่วงมาด้วย “อำนาจ” แต่ถ้าเป็นเพียงผู้นำทีมหรือหัวหน้างานระดับต้น ระดับกลาง หรือเป็น “คนคั่นกลาง” ระหว่าง ผู้นำสูงสุดกับลูกน้องหรือสมาชิกทีม คงหลีกเลี่ยงภาวะกลืนไม่เข้าคายไม่ออกได้ยากเมื่อตกอยู่ในสถานการณ์ที่ต้องรับนโยบายจากเบื้องบนมาปฏิบัติและถ่ายทอดให้สมาชิกเห็นคล้อยตาม ทั้งที่ส่วนตัวอาจจะไม่ได้เห็นด้วยกับแผนหรือนโยบายนั้น
แล้วควรจะทำอย่างไรไม่ให้สมาชิกในทีมรู้สึกว่า คุณไม่ได้ทำหน้าที่ชี้แจงต่อเจ้านายแทนพวกเขา หรือไม่ทำให้องค์กรมองว่า คุณไม่ได้ทำหน้าที่เป็นคนกลางเชื่อมความเข้าใจระหว่างองค์กรกับพนักงาน
ผู้นำที่ดีต้องสามารถชี้แจงและบอกเล่าเรื่องภายในองค์กรด้วยคำพูดของตนเอง
ห้ามพูดเรื่องภายในเหมือนเป็น “เรื่องของคนอื่น” ที่ตนไม่เกี่ยวข้องด้วย
นอกจากนี้คุณต้องรับฟังความเห็นหรือข้อโต้แย้งของสมาชิกและโน้มน้าวจนสมาชิกยอมรับ และพยายามรายงานความคิดเห็นของลูกน้องให้แก่เจ้านายด้วย
3 เรื่องไม่ควรทำของหัวหน้ายอดแย่ :
การเป็นผู้นำที่ดีคือการนำพาและพัฒนาทีมด้วยความสามารถ ไม่ใช่การออกคำสั่ง เมื่อคุณได้เป็นผู้นำทีมหรือหัวหน้าแล้ว ต้องระวังการชี้นำให้สมาชิกในทีมทำงานโดยมีตัวคุณเองเป็นจุดศูนย์กลาง ถ้าคุณไม่อยากเป็นหัวหน้ายอดแย่ คุณต้องระมัดระวัง ไม่ทำเรื่องต่อไปนี้
1) ทำทุกอย่างเองคนเดียว
ผู้นำทีมไม่ได้ถูกคาดหวังให้สร้างผลงานด้วยการทำงานเพียงลำพัง
แต่ถูกคาดหวังให้สร้างผลงานด้วยการรวมพลังความสามารถของทีมเข้าด้วยกัน
คุณต้องไม่สร้างผลงานเองคนเดียวและอย่าเชื่อมั่นแต่สิ่งที่ตนเองคิดโดยไม่สนใจคนรอบข้าง สมมติว่าคุณใช้ความสามารถหรือคอนเนกชันส่วนตัวหาลูกค้าเองคนเดียว แม้จะทำยอดขายได้เกินเป้า สมาชิกในทีมก็คงไม่รู้สึกยินดีหรือมีส่วนร่วมในความสำเร็จนั้น
แม้คุณจะทำงานด้วยตัวเองเป็นส่วนใหญ่ คุณก็ไม่ควรทำงานเพียงลำพัง คุณจะต้องกระตุ้นความรู้สึกมีส่วนร่วมของสมาชิกโดยกำหนดเป้าหมายร่วมของทีม และมอบหมายงานให้สมาชิกแต่ละคนทำตามเป้าหมาย โดยชี้แจงหน้าที่ความรับผิดชอบให้ชัดเจน
2) วิพากษ์วิจารณ์แต่ขาดการกระทำ
ผู้นำทีมถูกคาดหวังให้ขับเคลื่อนองค์กรด้วยการทำงานของตนเอง แม้มีคำพูดสวยหรู แต่ถ้าขาดการกระทำและผลงานก็จะไม่ได้รับความเชื่อถือจากสมาชิกในทีม
เมื่อคุณเป็นผู้นำทีม ควรระมัดระวัง ไม่เอาแต่วิพากษ์วิจารณ์ความคิดเห็น
และแผนงานของสมาชิกในทีม หรือเปรียบเทียบกับความสำเร็จในอดีตของตนเอง
สิ่งสำคัญคือ ต้องมีความคิดว่า เป็นเรื่องธรรมดาที่ผู้นำจะต้องสร้างผลงาน แม้จะมีงานรัดตัว ล้มเลิกความคิดที่ว่างานยุ่งแล้วไม่ต้องสร้างผลงานอะไรก็ได้ ให้ลองพิจารณาดูว่าผลงานที่ผู้นำถูกคาดหวังให้ทำคืออะไรและทำอย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น จากนั้นก็จัดสรรเวลา ถ้าคุณทำงานเป็นฝ่ายขายก็ต้องจัดสรรเวลาไปพบลูกค้า หรือถ้าเป็นฝ่ายบริหารก็ต้องจัดสรรเวลาที่จะมุ่งมั่นจดจ่อทำงานของตัวเอง ถ้ามีงานอื่นจากคนรอบข้างก็จัดไว้ทำภายหลัง
นอกจากนี้ถ้าเจ้านายขอให้คุณช่วยทำงานแทรกระหว่างที่กำลังทำงานสำคัญของทีมอยู่ คุณต้องกล้าที่จะปฏิเสธและชี้แจงเหตุผล เพื่อหลีกเลี่ยงการเบี่ยงเบนจากเป้าหมายของงาน
3) พูดจากลับไปกลับมา
ผู้นำทีมที่เปลี่ยนคำพูดกลับไปกลับมา สิ่งที่พูดวันนี้ต่างจากสิ่งที่พูดเมื่อวาน หรือเปลี่ยนคำพูดไปเรื่อย ๆ ตามแต่ว่าพูดกับใคร จะไม่ได้รับความไว้วางใจ เพราะสมาชิกในทีมจะสับสน ไม่รู้ว่าควรจะทำอย่างไรกันแน่ และความกังวลนั้นจะกลายเป็นการล้มเลิกความพยายาม หรือหมดแรงจูงใจในการทำงานได้
คุณในฐานะผู้นำทีมต้องคิดเสมอว่า สมาชิกในทีมจดจำเรื่องที่ผู้นำพูดได้มากกว่าที่คุณคิด
ผู้นำที่ดีจะต้องไม่ลืมว่าพูดอะไรไว้ เพื่อแสดงความรับผิดชอบต่อสิ่งที่ตนเองพูด
เมื่อเป็นผู้นำแล้ว คุณต้องระวังว่าวิธีการพูดของคุณจะต้องไม่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจผิด และควรจะจดสิ่งที่ตัวเองเคยพูดไว้เพื่อกันลืมด้วย
เมื่อคุณเป็นผู้นำ คุณจะมีโอกาสพูดในสถานการณ์ต่าง ๆ มากมาย และหลายครั้งต้องพูดสดโดยไม่ได้เตรียมตัว ในโอกาสแบบนี้ คุณต้องระวัง ไม่พูดถึงค่านิยมและเกณฑ์ประเมินแตกต่างจากที่เคยพูดไว้ เพราะถ้าคุณพูดสองสิ่งที่ขัดแย้งกัน ผู้ที่ได้ฟังก็จะรู้สึกว่าความคิดของคุณรวนเร ไม่น่าเชื่อถือ หรือถ้าจำเป็นต้องพูดสิ่งที่แตกต่างจากที่เคยพูดในอดีต ควรบอกอย่างตรงไปตรงมาว่า “เปลี่ยนความคิดแล้ว”
สำหรับคนทำงานธุรกิจทุกคน การเป็นผู้นำจะทำให้ได้เรียนรู้สิ่งต่าง ๆ มากมาย
ถ้ามีโอกาสได้ทำงานในตำแหน่งผู้นำ ก็ขอให้คุณไม่พลาดโอกาสที่จะได้เรียนรู้และพัฒนาตนเอง
และได้รับประสบการณ์ที่ล้ำค่า
แนวทางและเทคนิคต่าง ๆ จากหนังสือ เติมความเป็นผู้นำในช่องว่าง
Kouji Takagi / เขียน
ศิริลักษณ์ ศิริมาจันทร์ / แปล
