เทคนิคการทำงาน
5 เรื่องควรทำเมื่อต้องนำเสนองาน
ม.ค.
ใช้เวลาอ่าน 2.30 นาที
ในสายตาคนทำงาน ไม่ว่าจะเป็นมือหรือมือใหม่ การนำเสนองานหรือการพรีเซนต์งานเป็นเรื่องไม่ง่ายเลย บางคน อย่าว่าแต่นำเสนอให้คนภายนอกอย่างลูกค้าเลย เพียงแค่จะนำเสนองานให้เพื่อนร่วมงานของตัวเองก็รู้สึกไม่มั่นใจแล้ว
จริง ๆ แล้ว การนำเสนองานไม่ใช่เรื่องยาก หากคุณเตรียมตัวให้พร้อมโดยทำความเข้าใจรายละเอียดต่าง ๆ ของเรื่องที่จะนำเสนอให้ทะลุปรุโปร่ง กำหนดเป้าหมายว่าต้องการให้ผู้ฟังทำอะไรต่อไป จากนั้นก็ออกแบบการนำเสนอให้สื่อสารได้อย่างชัดเจน
วันนี้ เราขอแนะนำเทคนิคการนำเสนองาน 5 ประการที่คุณควรทำ เมื่อต้องเตรียมตัวนำเสนองาน ดังนี้
1 กำหนดเป้าหมายของการนำเสนอ
การเตรียมตัวนำเสนอหรือพรีเซนต์งานขั้นแรกก็คือ กำหนดเป้าหมายของการนำเสนอให้ชัดเจน อย่างเช่น ถ้าคุณเป็นพนักงานขายที่ต้องนำเสนอสินค้าหรือบริการให้แก่ลูกค้า เป้าหมายของการนำเสนอนี้ก็คือการทำให้ลูกค้าอยากซื้อสินค้า ไม่ใช่แค่นำเสนอให้ลูกค้าประทับใจ เพราะถ้าลูกค้าไม่ซื้อสินค้าของคุณ ก็ถือว่าการนำเสนอนั้นไม่ประสบความสำเร็จ
คุณต้องระบุให้ชัดเจนว่าเป้าหมายของการนำเสนอแต่ละครั้งคืออะไร ซึ่งควรเป็นเป้าหมายที่เป็นรูปธรรม และเขียนเป้าหมายนั้นออกมา จากนั้นค่อยเริ่มออกแบบว่าจะนำเสนออย่างไรเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น
2 เพิ่มความน่าสนใจให้การนำเสนอ
แม้คุณจะมั่นใจว่าสิ่งที่คุณนำเสนออย่างสินค้าหรือบริการน่าสนใจมาก แต่ความน่าสนใจของวิธีการนำเสนอก็เป็นสิ่งสำคัญเช่นกัน การนำเสนอข้อเท็จจริงหรือสถิติต่าง ๆ เกี่ยวกับสินค้าหรือบริการเป็นเรื่องที่ดี แต่คุณควรจะระวัง ไม่ทำให้การนำเสนอมีแต่ข้อมูลที่ยาวววววเหยียด เพราะอาจทำให้การนำเสนอของคุณน่าเบื่อเกินไป
วิธีที่จะช่วยคุณต่อสู้กับความเบื่อหน่ายของผู้ฟังก็มีหลายวิธี เช่น การใส่เรื่องราว การสร้างความรู้สึกร่วมให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเกี่ยวข้องกับตัวเอง การเปิดเรื่องด้วยปริศนาแล้วเฉลยในตอนท้าย การใส่เรื่องหักมุมที่จะทำให้ผู้ฟังประหลาดใจ
3 บอกให้ชัดว่าผู้ฟังจะได้ประโยชน์อะไร
การนำเสนอที่ดีก็คือการนำเสนอที่บอกชัดเจนว่า มีประโยชน์อะไร หรือผู้ฟังจะได้ประโยชน์อะไรนั่นเอง คุณในฐานะผู้นำเสนออาจจะอยากบอกเล่าทุกเรื่องที่ตัวเองคิด แต่เรื่องที่ว่าคุณคิดมาอย่างไร หรือเพียรพยายามมากแค่ไหนกว่าจะได้สินค้าหรือบริการที่มานำเสนอนั้น ไม่สำคัญกับผู้ฟังเลย
ในมุมมองของผู้ฟัง เรื่องที่สำคัญคือสินค้าหรือบริการที่คุณนำเสนอนั้นจะให้ประโยชน์หรือความสะดวกสบายอย่างไร แก้ปัญหาให้ได้หรือไม่ ดังนั้น คุณต้องสื่อสารให้ชัดเจนว่าสรุปแล้ว สิ่งที่คุณนำเสนอนั้นมีประโยชน์กับพวกเขาอย่างไร
4 ใช้ภาพหรือแบบจำลองที่ใกล้เคียงของจริง
อีกปัญหาหนึ่งที่คุณควรระวังก็คือ ภาพที่ผู้ฟังการนำเสนอของคุณจินตนาการ ไม่ใช่ภาพเดียวกับที่คุณต้องการนำเสนอ แม้คุณจะเตรียมการนำเสนอมาชัดเจนแล้วก็ตาม
เพื่อป้องกันปัญหานี้ คุณควรนำเสนอด้วยรูปภาพให้ได้มากที่สุด วิธีนี้จะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อสารได้ง่ายกว่าการสื่อสารด้วยข้อความอย่างเดียว หรือถ้าทำแบบจำลองงานที่จะนำเสนอได้ ก็จะยิ่งช่วยให้สื่อสารได้ง่ายขึ้นอีก
5 ใช้คำชมของคนอื่น ไม่ควรชมตัวเอง
เพื่อให้การนำเสนอมีน้ำหนัก สิ่งที่คุณต้องทำคือการแสดงว่าผลงานที่เคยทำมายอดเยี่ยมแค่ไหน แต่ต้องไม่ใช่การชมตัวเอง คุณควรนำคำยืนยันจากคนอื่น ๆ ที่พูดชมงานของคุณมานำเสนอ เช่น คำชมของลูกค้าที่เคยใช้งาน ข้อมูลตัวเลขอย่างยอดขายหรือยอดผู้เข้าชม การประเมินจากบุคคลที่สามอย่างนักวิจารณ์ ประวัติการรับรางวัล การออกสื่อต่าง ๆ
สุดท้าย เมื่อคุณเตรียมตัวพร้อมทุกอย่างแล้ว อย่าลืมอีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญนั่นคือ
ความมั่นใจในตัวเอง
หลังจากนี้ก็เพียงแต่รอให้ผู้ฟังประเมินการนำเสนอของคุณ…
ขอให้คุณโชคดี !
แนวทางและเทคนิคต่าง ๆ จากหนังสือ พรีเซนต์งานด้วยไอเดียนักโฆษณา ลีลานักมายากล
Shinya Uchida / เขียน
บรรเจิด ชวลิตเรืองฤทธิ์ / แปล
